Vous avez un volume important de clients et vous souhaitez les importer dans Upflow de façon groupée ? Nous avons la solution pour vous  !

Comment ? Depuis l'onglet Clients, cliquez sur Ajouter des clients puis sur Importer des clients et enfin sélectionner le fichier clients à importer.
Il est important que ce fichier respecte les règles expliquées ci-après. 

Contenu du fichier 

Import Clients

Les colonnes à compléter sont les suivantes :

  • Identifiant Client (obligatoire si plusieurs clients dans votre système peuvent avoir le même nom) : cette référence doit identifier de façon unique chacun de vos clients. Si une référence client apparaît sur vos factures, c'est cette dernière qui doit être renseignée dans votre fichier d'import clients 
  • Nom du client (obligatoire) : le nom du client. Si vous ne précisez pas d'Identifiant Client, le champ sert à identifier le client de façon unique
  • Code comptable du client 
  • Numéro de TVA 
  • Adresse : voirie uniquement 
  • Code postal
  • Ville 
  • Etat / Région 
  • Pays 
  • Email du Responsable de Compte 
  • Nom du plan de relance : le nom plan de relance à affilier au client en question 
  • Délai de paiement par défaut : cette donnée doit correspondre à un chiffre (ex. 30 pour un délai de 30 jours).  C'est ce délai de paiement qui sera attribué par défaut au cas où aucune date d'échéance n'est pas renseignée sur vos factures. A noter que depuis l'application, vous pouvez aussi spécifier un délai de paiement par défaut global à tous vos clients (onglets Ma société

Il est possible de spécifier des groupes et des filiales entre clients. Comment ? 

  • Etape 1 : Ajouter dans le fichier d'import une ligne pour chacun des clients concernés (groupe et filiales) comme expliqué ci-dessus 
  • Etape 2 : Pour les filiales, compléter les colonnes suivantes : Nom du groupe (= Nom du client) et l'Identifiant du groupe si applicable 

Information : un client peut être importé sans contact de relance renseigné

Import de Contacts

Informations préalables :

  • Un contact doit obligatoirement avoir un email renseigné pour pourvoir être importé 
  • Si un client a plusieurs de contacts, vous devez créer autant de lignes que de contacts. Pour chaque ligne de contact, vous devez préciser à minima le Nom de la société et/ou l'Identifiant Client si applicable. Le reste des informations liées au client (ex. Adresse) ne doivent pas obligatoirement être dupliquées.  

Les colonnes à compléter sont les suivantes :

  • Email du contact (obligatoire) : cet email doit identifié de façon unique un contact dans Upflow
  • Prénom du contact 
  • Nom du contact 
  • Téléphone du contact 
  • Identifiant du contact : la référence du contact dans votre système ou dans un système tiers si applicable 
  • Poste du contact : le rôle du contact dans son organisation. Celui ci peut être : ACCOUNTING (comptable), SALES (commercial), PURCHASER (acheteur) ou PAYER (payeur). 
  • Contact principal : si votre client à plusieurs contacts, vous pouvez spécifier quel est le contact par défaut en renseignant "1" dans cette colonne. Si plusieurs contacts d'un même client sont importés en tant que Contact Principal, c'est le dernier contact importé qui sera considéré comme le contact principal

Format et modèles du fichier 

Le fichier doit être au format CSV, XLSX, XLS ou XLSB. Les trois derniers sont des fichiers générés par les logiciels de tableurs, à l'exception de Numbers d'Apple, qui n'est pas supporté. Vous pouvez néanmoins exporter un fichier Numbers au format XLSX.

  • Pour un fichier CSV : les séparateurs autorisés sont ";" (point virgule), "," (virgule) et  "|" (barre verticale), le séparateur sera automatiquement détecté. Chaque ligne doit contenir le même nombre de séparateurs.
  • Pour un fichier de type Excel : le fichier ne doit contenir que les données à ajouter et donc par exemple aucun intitulé de document en première ligne, de logo, etc. 

Vous pouvez télécharger l'un des fichiers modèles : 

Exemple de fichier XLSX (tableur)

Exemple de fichier CSV

Le fonctionnement d'un import de données client 

  • Les lignes du fichier identifiées comme de nouveaux clients/contacts seront importées comme de nouveaux clients. 
  • Les lignes identifiés à un client/contact existant mettront à jour ce client/contact 

Le process d'import 

Après avoir sélectionné votre fichier et cliqué sur Importer, une fenêtre vous permettant de lier les colonnes de votre fichier aux champs correspondants s'affiche. Selon le contenu de votre fichier, Upflow peut automatiquement faire l'association.

Une fois l'association de chaque colonne à importer effectuée, cliquez sur Continuer. 

Pendant que l'import s'effectue, l'icône suivante s'affiche. 

Une fois l'import effectué, l'icône suivant apparaît . 

En cliquant sur cet icône, deux messages différents peuvent apparaître :

  • "Import de clients/contacts réussi" : votre plateforme est donc à jour
  • "Echec de l'import de clients/contacts" : dans ce cas, pour plus en détail veuillez consulter cet article

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