Vous souhaitez envoyer vos factures nouvellement éditées à vos clients de façon simple et rapide ? Grâce à Upflow, c'est possible !

Nous vous recommandons d'activer cette fonctionnalité pour les raisons suivantes :

  • C'est une façon subtile de relancer votre client sur ses factures non payées

  • Pour plus de clarté, cette fonctionnalité vous permet aussi de vous inscrire dans un unique process de communication auprès de vos clients de l'envoi de la facture jusqu'à la relance

  • Vous pouvez même assigner cette action aux responsables de compte

  • En couplant cette fonctionnalité au paiement par carte, vos clients peuvent directement régler cette facture par CB dès réception de la facture.

Comment activer cette fonctionnalité ?

1) Activer la fonctionnalité 

Depuis l'onglet Paramètres > Facturation >  Activer Envoyer les factures depuis Upflow 

⚠️ N'oubliez pas de désactiver cette fonctionnalité dans votre outil de facturation pour éviter d'envoyer des doublons.

2) Configurer la fonctionnalité 

Une fois cette fonctionnalité activée, il vous suffit de paramétrer le contenu de l'e-mail.

Comment ? Depuis l'onglet Plan de relance, dans la séquence de votre ou vos plans de relance, une nouvelle action s'affiche : Modèle d'envoi de factures. 

En cliquant sur cette action, vous pouvez configurer :

  • Le contenu et les destinataires de l'e-mail, en y ajoutant des champs paramétrables spécifiques à cette action

  • Choisir si vous souhaitez que cet e-mail soit envoyé automatiquement ou non 

    • Si vous souhaitez envoyer vos factures automatiquement, vous n’avez qu’à cocher la case “Envoyer automatique après la date d’émission” ci-dessous, puis de choisir l’expéditeur parmi les utilisateurs de la plateforme

Si l'envoi est automatisé, la facture est envoyée au client dès lors que la date d'émission est dépassée :

  • Si la facture est importée dans Upflow (~émise) avant 6h30 UTC, elle sera envoyée le jour même.

  • Si la facture est importée dans Upflow (~émise) après 6h30 UTC, elle sera envoyée le jour ouvré suivant.

    • Ce qui veut dire que si une facture est émise à 8h30 UTC un vendredi, elle sera envoyée le lundi suivant.

    • Si la date d’émission d’une facture tombe un week-end, elle sera envoyée le lundi suivant.

Si l'envoi est manuel, il nécessite donc une action de votre part pour être envoyé. Comment ? En allant dans l'onglet Factures, sélectionner parmi les filtres le statut A envoyer, ou bien cliquez sur le lien bleu en haut de l’onglet.

Puis sélectionnez les factures de votre choix, cliquez sur le bouton Actions > Envoyer.

Si vous déposez vos factures sur une plateforme ou vous avez un process différent pour certains clients, aucun problème, cliquez sur Marquer comme envoyées les factures concernées.

Les factures sélectionnées seront automatiquement ajoutées à votre e-mail sous format PDF en pièce jointe.

Attention : Si vous avez une structure Parent & Entité, sachez que cette fonctionnalité fonctionne uniquement au niveau de l'entité.

FAQ

  • Puis-je modifier le contenu de l’e-mail au niveau du client ou de la facture ?

Non, pour le moment vous ne pouvez personnaliser son contenu que dans votre plan de relance sous l’action Modèle d’envoi de factures.

Vous avez d’autres questions ? N'hésitez pas à nous contacter à [email protected] !

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